個人情報保護方針
制定日2005年4月1日
最終改定日2017年5月30日
住友林業情報システム株式会社
代表取締役執行役員社長 髙久 聡
当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。
- 個人情報は情報システムの企画・開発・保守・運用、コンサルティングその他の情報サービス業務において当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行わず、また、そのための措置を講じます。
- 当社は、次の場合を除き、個人情報を第三者に提供いたしません。
- 本人から事前の同意を得た場合
- 人の生命や身体および財産の保護の必要がある場合
- 法令等で認められる場合
- 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
- 個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、セキュリティ上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。
- 個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
- 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。
本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
以上
【お問合せ窓口】
個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
住友林業情報システム株式会社 個人情報問合せ係
〒261-8501 千葉県千葉市美浜区中瀬1－3 幕張テクノガーデンＢ棟7階
TEL：043-296-6834（受付時間 9:15～17:45※）
※土・日曜日、祝日、年末年始期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。
個人情報の取扱いについて／個人情報に関する公表事項
当社は「個人情報の保護に関する法律」及びJISQ15001:2017に基づき以下の事項を公表します。
１．事業者の名称
住友林業情報システム株式会社
千葉県千葉市美浜区中瀬1-3幕張テクノガーデンB棟7階
代表取締役執行役員社長 髙久 聡
２．個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先
管理者名：個人情報保護管理者 経営管理部長
所属部署：住友林業情報システム株式会社 経営管理部
連絡先：TEL：043-296-6834
３．個人情報の利用目的
| 分類 | 利用目的 | 保有個人データ |
|---|---|---|
| （１）ご本人より書面等（ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という）に記載された個人情報を直接取得する場合の利用目的 | ||
| 取引先情報 | 商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のためシステム利用のためのＩＤ発行および、各種案内の通知アンケートの実施と集計 | ○ |
| 社員情報 | 社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため | ○ |
| 特定個人情報 | マイナンバー法(*2)に定められた利用目的のため | ○ |
| 採用応募者に関する個人情報 | 採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため | ○ |
| 問い合わせ者情報 | 問い合わせ、苦情･相談、開示等の請求の受付と回答のため | ○ |
| （２）ご本人より書面以外で直接個人情報を取得する際の利用目的 | ||
| 音声及び映像・画像情報 | ヘルプデスク業務での通話内容の記録保持の為 打合せ、講習会等各種イベントの記録保持の為 |
○ |
| 事務所内における従業者の所在確認の為 セキュリティ管理の為 |
○ | |
| （３）取引先等から個人情報を間接的に取得する場合の利用目的 | ||
| 業務の受託に伴って預託される個人情報 | システムの企画・開発・保守・運用、コンサルティング及び、その他の情報サービスに関する受託業務実行の為 | |
直接書面にて記載された個人情報をお預かりする場合は、その都度利用目的を明示させていただきます。ただし、次の場合を除きます。
- 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
- 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
- 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
４．認定個人情報保護団体について
認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第47条に基づき主務大臣の認定を受けた団体で、対象個人情報の取扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取扱いの確保を目的とする団体です。
当社は、個人情報保護法第47条の規定に基づき、経済産業大臣及び総務大臣より認定個人情報保護団体として認定を受けた”一般財団法人日本情報経済社会推進協会”へ対象事業者として登録しております。同協会では、対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受付けております。
認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申し出先：プライバシーマーク推進センター個人情報保護苦情相談室
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９－９ 六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565、0120-700-779
【当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません】
５．保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の請求
当社に対してご自身の個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止）に関して、当社問合わせ窓口に申し出ることができます。その際、当社は申し出された方のご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申し出の詳細につきましては、後述の「保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続きのご案内」をご覧ください。
【お問合せ窓口】
保有個人データ又は第三者提供記録に関する開示等の申し出、及び個人情報に関するお問い合わせ、苦情の申し出につきましては、下記窓口で受付けております。
住友林業情報システム株式会社 個人情報問合せ係
〒261-8501 千葉県千葉市美浜区中瀬1-3 幕張テクノガーデンB棟7階
TEL：043-296-6834（受付時間 9:15～17:45※）
※土・日曜日、祝日、年末年始期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。
（*1）「保有個人データ」とは
特定の個人を容易に検索できるよう体系的に構成された情報の集合物で、当社が本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めに応じる全ての権限を有しているものをいいます。
（*2）マイナンバー法：行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律
保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続きのご案内
当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。当社所定の請求書用紙につきましては、ＰＤＦファイルをダウンロードし、印刷してご記入ください。
１．「開示等の請求」申出先
「開示等の請求」は下記宛、当社所定の請求書に必要書類・手数料を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。
〒261-8501 千葉県千葉市美浜区中瀬1-3 幕張テクノガーデンB棟7階
住友林業情報システム株式会社 個人情報問合せ係
TEL：043-296-6834（受付時間 9:15～17:45※）
※土・日曜日、祝日、年末年始期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。
２．「開示等の請求」に際してご提出いただく書類
「開示等の請求」を行う場合は、(１)の請求書に所定の事項を全てご記入の上、(２)を同封しご郵送下さい。
- 当社所定の請求書
- ご本人様確認のための書類
以下の本人確認書類のいずれかの写しを同封してください。
- ①運転免許証
- ②パスポート
- ③その他本人確認できる公的書類（但し、「健康保険の被保険者証」は不可）
※尚、本人確認書類に本籍地情報・個人番号（マイナンバー）が含まれる場合は、本籍地情報・個人番号は黒塗り等の処理をしてください
３．代理人様による「開示等の請求」の場合
「開示等の請求」をする方が代理人様である場合は、２．の（1）及び（2）の書類に加えて、下記３．（１）の代理人である事を証明する書類及び代理人様ご自身を証明する書類の写しを同封してください。
- 代理人である事を証明する書類
＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
①本人の委任状（原本）
＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞
以下のいずれかを同封してください。
- ①住民票（代理人様が親権者であることがわかるもの）
- ②その他法定代理権の確認ができる公的書類（代理人様が親権者以外の場合）
＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞
以下のいずれかを同封してください。
- ①後見登記等に関する登記事項証明書
- ②その他法定代理権の確認ができる公的書類
※尚、本人確認書類に本籍地情報・個人番号（マイナンバー）が含まれる場合は、本籍地情報・個人番号は黒塗り等の処理をしてください
- 代理人様ご自身を証明する書類の写し
以下のいずれかの写しを同封してください。
- ①運転免許証
- ②パスポート
- ③その他本人確認できる公的書類（但し、「健康保険の被保険者証」は不可）
※尚、本人確認書類に本籍地情報・個人番号（マイナンバー）が含まれる場合は、本籍地情報・個人番号は黒塗り等の処理をしてください
４．「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（当社からの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。
手数料金額：1,000円
５．「開示等の請求」に対する回答方法
原則として、請求書記載のご本人様住所宛に書面（封書郵送）にてご回答申し上げます。
◇「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。
◇以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。また、不開示の場合についても手数料をいただきますのでご承知ください。
- ①ご本人様又は代理人様の本人確認できない場合
- ②所定の申請書類に不備があった場合
- ③開示等の請求の対象が「保有個人データ」(※)に該当しない場合
- ④ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- ⑤当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- ⑥法令に違反することとなる場合
※保有個人データとは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下a)～d)のいずれかに該当する場合は保有個人データには該当しません。
- a）当該個人データの存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
- b）当該個人データの存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
- c）当該個人データの存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
- d）当該個人データの存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの
個人情報の取扱体制や講じている措置の内容
- 1）基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。 - 2）個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。 - 3）組織的安全管理措置
- ①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
- ②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
- 4）人的安全管理措置
- ①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
- ②個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
- 5）物理的安全管理措置
- ①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
- ②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
- 6）技術的安全管理措置
- ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
- ②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
2016年2月1日 制定
2016年10月5日 改定
2018年6月22日 改定
2018年7月6日 改定
2018年10月26日 改定
2019年4月1日 改定
2019年6月13日 改定
2020年10月1日 改定
2022年4月1日 改定
2022年6月27日 改定
